In veel organisaties wordt dagelijks hard gewerkt aan groei, innovatie en het behalen van doelstellingen. Tegelijkertijd moeten afspraken worden gepland, vergaderingen voorbereid, documenten gecontroleerd en tientallen kleine en grote zaken worden geregeld. Juist daarom zijn ondersteunende professionals belangrijker dan ooit.
Een goede directiesecretaresse of personal assistant zorgt ervoor dat leidinggevenden overzicht houden en zich kunnen richten op de werkzaamheden waarvoor ze zijn aangenomen. Achter de schermen brengen ze structuur aan in een omgeving waarin voortdurend nieuwe prioriteiten ontstaan.
In deze koopgids
De functie is veel breder geworden
Het beeld van de secretaresse die alleen telefoontjes beantwoordt en afspraken plant, past al lang niet meer bij de praktijk. Moderne ondersteunende functies vragen om organisatietalent, zelfstandigheid en het vermogen om snel te schakelen.
Een directiesecretaresse bereidt bijvoorbeeld vergaderingen voor, bewaakt de planning, verwerkt vertrouwelijke informatie en onderhoudt contact met interne en externe relaties. Een personal assistant ondersteunt daarnaast vaak ook bij projecten, evenementen en uiteenlopende organisatorische werkzaamheden.
Daardoor vormen deze functies een belangrijk onderdeel van het dagelijkse functioneren van een organisatie.
De juiste kandidaat vinden vraagt om een duidelijke aanpak
Wanneer een organisatie groeit of een ervaren ondersteuner vertrekt, ontstaat vaak de behoefte aan een nieuwe collega. Dat lijkt eenvoudig, maar in de praktijk blijkt het vinden van de juiste kandidaat regelmatig een uitdaging.
Een werkgever die denkt: “Directiesecretaresse gezocht”, zoekt meestal iemand die meer meebrengt dan alleen vakkennis. Discretie, overzicht, nauwkeurigheid en communicatieve vaardigheden zijn minstens zo belangrijk. Daarnaast moet iemand goed passen binnen de bedrijfscultuur en de manier waarop het management samenwerkt.
Juist die combinatie bepaalt vaak of een samenwerking op de lange termijn succesvol is.
Ook een personal assistant vervult een veelzijdige rol
Binnen veel organisaties verschilt de functie van personal assistant van die van een directiesecretaresse. Waar een directiesecretaresse zich vaak richt op de ondersteuning van de directie als geheel, werkt een personal assistant meestal intensief samen met één bestuurder of manager.
Wanneer een organisatie aangeeft: “Personal assistant gezocht”, gaat het daarom vaak om een professional die snel kan schakelen, zelfstandig beslissingen voorbereidt en overzicht bewaart, ook wanneer de agenda voortdurend verandert.
Dat vraagt om iemand die vooruitdenkt, prioriteiten kan stellen en het prettig vindt om in een dynamische omgeving te werken.
Meer dan alleen ervaring
Bij ondersteunende functies speelt ervaring uiteraard een belangrijke rol. Toch kijken steeds meer organisaties ook naar andere eigenschappen. De beste kandidaat is lang niet altijd degene met het langste cv.
Werkgevers letten bijvoorbeeld op:
- het vermogen om overzicht te bewaren;
- duidelijke en professionele communicatie;
- nauwkeurig en zorgvuldig werken;
- initiatief nemen wanneer dat nodig is;
- flexibel omgaan met veranderingen;
- goed kunnen samenwerken met verschillende collega’s.
Juist deze combinatie van vaardigheden zorgt ervoor dat een ondersteuner echt waarde toevoegt aan de organisatie.
Technologie verandert het vak, maar niet de kern
Digitale agenda’s, online vergaderen en slimme software hebben veel administratieve werkzaamheden eenvoudiger gemaakt. Toch betekent dat niet dat ondersteunende functies minder belangrijk zijn geworden. Integendeel.
Doordat routinetaken steeds vaker worden geautomatiseerd, ontstaat juist meer ruimte voor werkzaamheden waarbij inzicht, planning en persoonlijk contact centraal staan. Managementteams verwachten steeds vaker dat ondersteuners actief meedenken, processen verbeteren en signaleren waar zaken efficiënter kunnen worden ingericht.
Daardoor groeit de strategische waarde van deze functies verder.
Een goede samenwerking begint met de juiste match
Een directiesecretaresse of personal assistant werkt vaak nauw samen met één of meerdere leidinggevenden. Vertrouwen, communicatie en een goede persoonlijke klik zijn daarom minstens zo belangrijk als vakinhoudelijke kennis.
Wanneer verwachtingen, verantwoordelijkheden en manier van samenwerken goed op elkaar aansluiten, ontstaat een samenwerking waar beide partijen jarenlang profijt van hebben. Juist daarom loont het om zorgvuldig te kijken naar de persoon achter het cv. Een sterke ondersteuner zorgt niet alleen voor een goed georganiseerde werkdag, maar draagt ook bij aan de rust, continuïteit en verdere ontwikkeling van de hele organisatie.
